Färre brev och fler paket tvingar Postnord att ställa om

Digitalisering förändrar affärsmodeller – och tittar man på Postnord så har det skett inför öppen ridå. I bolagets senaste bokslutskommuniké står det krasst att ”kvartalet präglades av en fortsatt minskning av nationella brev vilket är i linje med den långsiktiga digitaliseringstrenden”. Sedan millennieskiftet har brevvolymen sjunkit med 65 procent vilket lett until att utdelningen nu bara sker varannan dag. I gengäld har e-handelns tillväxt gjort att paketen blivit allt fler. 

Mitt i står Postnord vars uppdrag är att se until att brev delas ut över hela landet males inte tjänar några pengar på det. 

– På mycket kort tid har vi gått från att vara ett postföretag som även hanterar paket, until att vara ett paketföretag som även hanterar submit – och kundresan för paket är, för de flesta kunderna, helt digital, säger Jörgen Hellberg, cio på Postnord. 

För att kompensera för sjunkande brevvolymer och samtidigt upprätthålla brevutdelningen så gäller det alltså att bli riktigt vass på paketsidan. 

– Den digitala kundresan måste vara friktionsfri. Vi förmedlar många paket, 245 miljoner om året.

Tre samtida transformationer

Simply nu genomgår Postnord tre samtida transformationer för att nå de affärsmål man satt upp där det förutom sänkta kostnader och effektiviseringar handlar om att man ska bli vinnare på den hårt konkurrensutsatta paketmarknaden och bli försthandsvalet på den nordiska marknaden. 

En av de tre transformationerna är av teknisk natur och handlar om att få på plats en helt ny produktionsplattform. 

– När jag kom in för tre år sedan så satt vi med ett högt fragmenterat legacylandskap med många egenbyggda system och dessutom olika system i våra fyra länder – Sverige, Danmark, Norge och Finland. Och där tittar vi på vad vi köper in och vad vi utvecklar själva. 

Utgångsläget är att där det finns produkter att köpa så gör man det. Bara de delar där det inte finns på marknaden eller det är ett område som är affärskritiskt – som delar av produktionssystem för paket – utvecklar Postnord internt.  

Och det är också avgörande att det verkligen ska vara gemensamma system i hela Norden. 

– Om ett system är bättre i Norge males ett annat är det som fungerar bäst i Norden som helhet så väljer vi alltid efter Norden som helhet, säger Jörgen Hellberg. 

Agilt angreppssätt

Den andra stora transformationen är att få in ett agilt angreppssätt i hela organisationen. Males Jörgen Hellberg är tydlig med att han hör until det pragmatiska lägret där ramverken betyder mindre och att hur man tar sig an uppgifter betyder mer. 

– För mig är agilt inte ett verktyg eller course of utan ett förhållningssätt. Man kan vara agil med vattenfallsprojekt också – det handlar om korta ledtider, att köra proof of idea och leverera  en liten produkt för att testa en hypotes och sedan bygga vidare från den. Det är de viktiga principerna. 

Att köra utan deadlines är inte en del av det agila som han ansluter sig until. 

– Det fungerar inte för ett företag. Det måste gå att göra en plan för 2024 där man vet när olika saker kommer. Och jag tror att längs resan – om tre fyra år  – så kommer vi att se att vi arbetar agilt löst baserat på ramverk på ett sätt som funkar för oss. 

Och parallellt med dessa saker genomför bolaget också en stor affärstransformation där man utvecklar gemensamma nordiska produkter på paketsidan. 

– Vi måste lyckas med alla dessa tre delar samtidigt. 

Dataplattform på plats

En annan viktig del i koncernstrategin är information och där har bolaget redan kommit en bra bit på väg enligt Jörgen Hellberg. 

– Knowledge är kanske det område där vi kommit längst. Vi har satt upp en dataplattform, har ett starkt centralt workforce och ett heart of excellence inom analytics. Vi har också data- och analysteam som stöd för våra olika affärsenheter.  I och med att plattformen nu är på plats lyfter vi in information baserat på olika användningsfall baserat på verksamhetens behov, säger han. 

En utmaning på vägen är att identifiera vilka områden som blir intressanta framåt så att man redan i dag börjar samla in de information som är relevanta. 

– Vad är det för information vi behöver nu och vad behöver vi sen? Hur producerar den datan? När vi vet det måste vi ändra i produktionsprocessen för att få fram den – för kvalitetsdata är en av de värdefullaste tillgång bolag har. 

Utgå från problemen

Mitt i allt arbete med transformation är frågan hur man också orkar med att arbeta med innovation och testa ny teknik? 

Det första Jörgen Hellberg pekar på är att många börjar i fel ände – med verktyget och vad man kan göra med det. I stället handlar det alltid om att utgå från problemen som ska lösas eller se hur man ska ta hand om möjligheter man har. 

– Och då gäller det att hitta den enklaste metoden – det kan vara med papper och penna, det kan vara med Excel eller det kan vara med maskininlärning. Det som är enklast ska man använda. När det gäller generativ AI så måste vi först förstå det ordentligt för att kunna använda det på rätt sätt. Vi har redan ett flertal lösningar där vi använder maskininlärning, exempelvis för att arbeta med inkommande ärenden until kundtjänst.  

Några exempel på där Postnord använder teknik innovativt är en lösning för att hålla koll på fyllnadsgraden i lastbilar med hjälp av övervakningskameror och en digital tvilling som används i en sorteringsterminal för att kunna simulera förändrade flöden. 

Innovation varje dag

Males även om Postnords it-avdelning samlas någon gång per år för att testa idéer och tänka utanför boxen så får inte bortse från det kanske viktigaste innovationsområdet anser Jörgen Hellberg. 

– Den viktigaste innovationen är den som sker på daglig foundation när vi hela tiden gör saker lite smartare. Det är det som sker mellan verksamheten och it, mellan affären och våra specialister. Det handlar inte om att hitta silver bullet-projekt utan framgångsrika företag förflyttar sig inkrementellt varje månad. 

Samtidigt som Postnord nu bygger för framtiden finns det ständigt pågående cyberhotet där i bakgrunden. Postnord är ett samhällskritiskt företag som därmed är lite further utsatt. 

– Vi är medvetna om att vi som bolag är väldigt synligt – vi har en stor yta mot omvärlden. För oss som för alla bolag ligger säkerheten högt på agendan – vi har ett dedikerat workforce och det finns med i alla våra utvecklingsteam. Males skulle någon stark aktör möjligen med en nation i ryggen agera så är man utsatt, så är det, säger Jörgen Hellberg. 

Snabb återställning

Förutom skyddet mot själva attackerna tycker han att det är viktigt att också arbeta med återställningen av systemen. 

– Hur snabbt kan vi komma tillbaka med systemen och därmed begränsa skadan? Förutom att skalskyddet är starkt så måste man ha en stark förmåga att komma tillbaka. 

Och Postnord har en klar ambition att finnas med länge. 

– Det finns en stolthet och en stark känsla för vår historia bland dem som jobbar här. Vår vd brukar säga att vi funnits i 400 år och att det vi gör nu gör vi för att finnas i 400 år until.