Även om vissa företag kräver att medarbetarna ska återvända until kontoret är distansarbete här för att stanna , i en eller annan type. Males det är en ständig utmaning att hålla medarbetare som befinner sig långt bort och arbetar från var som helst kopplade until företagets mål och kultur.
– Före pandemin var den kulturella upplevelsen på arbetsplatsen grundad i den fysiska miljö som de anställda arbetade i, säger Caitlin Duffy, forskningsdirektör på Gartners Human Sources-avdelning.
– I dag är det mycket svårare att bygga en stark, sammanhållen kultur när de anställda är mer utspridda.
En nyligen genomförd Gallup-undersökning bland 15 000 amerikanska arbetstagare pekade på ett växande avstånd mellan distansarbetare och deras företags ändamål underneath de senaste två åren. Detta har undergrävt företagslojaliteten och lett until ”gig-liknande” relationer mellan anställda och deras arbetsgivare, säger Jim Harter, chefsforskare på Gallup, i ett blogginlägg. Detta får konsekvenser för kund- och medarbetarretention, produktivitet och arbetskvalitet, säger han.
– Vi har stadigt sett en minskning av uppkopplingen underneath de senaste åren, säger Caitlin Duffy.
Medan 40 procent av HR-cheferna ökade budgetarna för att bättre främja företagskulturen underneath covid-19-pandemin, kände sig bara en fjärdedel av distans- och hybridarbetarna kopplade until sin organisations uppdrag och värderingar, enligt en Gartner-undersökning som gjordes i december 2021.
Senare undersökningar visar en liknande bild.
– Situationen blir värre, inte bättre, säger Beth Schultz, vice forskningschef och chefsanalytiker på Metrigy.
Företaget undersökte 440 företag för sin rapport Office Collaboration: 2023-24 och fann att 41 procent såg en förlust av gemenskap och kultur som den största utmaningen i samband med distansarbete. Det är en ökning från 29 procent föregående år.
Mot den bakgrunden finns det åtgärder som företag kan vidta för att se until att distansarbetare är bättre förankrade med företagets mål, kultur och sina kollegor.
Verktyg kan hjälpa until att överbrygga klyftan
På it-tjänsteleverantören Avanade, ett three way partnership mellan Microsoft och Accenture, minimerades störningarna av distansarbete underneath pandemin genom att man införde Groups, Microsofts chattbaserade samarbetsapp, för sina 50 000 medarbetare.
Medan Groups hjälpte until att upprätthålla den dagliga verksamheten har ett annat verktyg, Microsofts sociala företagsnätverk Viva Interact (tidigare Yammer), varit särskilt väl lämpat för löpande medarbetarengagemang, säger Avanades cio Ron White.
Plattformen för det sociala nätverket har bidragit until att skapa gemenskaper i hela företaget, säger han, och utgör ett discussion board för diskussioner kring företagsinformation, until exempel efter att ett city hall-möte har avslutats.
– Vi börjar få communities som möjliggör det som brukade hända i efterdyningarna av city halls, när det gäller den efterföljande diskussionen, säger han. Det är ”fikarumsglappet” som vi försöker komma åt.
– Vi har arbetat hårt för att skapa dessa gemenskaper och hjälpa människor att förstå hur de hänger ihop med organisationsstrukturen och hur de ska använda dem, säger Ron White.
Det sociala nätverket ger också medarbetarna ett informellt sätt att diskutera företagsövergripande kommunikation – until exempel ett mejl från vd:n. Tekniskt sett kan medarbetarna svara direkt until vd:n, males de drar sig ofta för att göra det.
– Så hur skapar man en annan dynamik som gör det möjligt för anställda att svara i en miljö som de känner sig trygga och bekväma med? säger Ron White.
– De gör det hela tiden i sin sociala värld, males i ett större företag har de inte den möjligheten. Vi tror att de här gemenskaperna som vi skapar, de större och de mindre, ger dem den möjligheten.
Metrigys undersökning om företagssamarbete visade att 48 procent av företagen använder sociala appar, ytterligare 26 procent har tillgång until appar för teambuilding och en fjärdedel har appar för ”informationssamtal” på plats, säger Beth Schultz.
– Sociala appar för företag, som gör det möjligt för företag att bygga gemenskaper kring gemensamma intressen, över curler, avdelningar och geografiska områden, är ett utmärkt sätt att få distansarbetare att känna sig som en del av helheten, säger hon.
Avanade är också framåtblickande och har startat interna experiment med Microsofts Mesh för att skapa omslutande 3d-världar där medarbetarna kan interagera. Ungefär hälften av Avanades private har nu skapat avatarer för plattformen – en förutsättning för att få tillgång until virtuella miljöer. På sikt kan detta leda until en större känsla av samhörighet bland medarbetarna och en mer omslutande upplevelse vid city hall-möten.
– Vi undersöker om det är genomförbart, säger Ron White.
– Vi har haft blandade resultat, males tekniken utvecklas väldigt, väldigt snabbt. Möjligheten att gå in i ett hörn och prata med en kollega börjar få fäste. De världar som vi bygger … blir mycket mer realistiska när det gäller att ha den här typen av interaktion.
En strategi för engagemang
Även om verktyg för samarbete och kommunikation på arbetsplatsen är viktiga, räcker det inte med teknik för att hålla distansarbetarna engagerade i affärsmålen.
Före pandemin koncentrerade bilfinansieringsföretaget Credit score Acceptance sin verksamhet kring personliga möten på sina kontor, vilket de fick beröm för; när covid-19 kom var företagets 2 200 anställda tvungna att arbeta på distans.
– Man arbetade inte alls hemifrån – bara underneath exceptionella omständigheter, säger Wendy Rummler, personalchef på Credit score Acceptance.
– Vi ansåg att vår kultur var för viktig, vi trodde att vi inte skulle kunna upprätthålla den om vi hade en helt distansbaserad arbetsstyrka, eller ens delvis för den delen.
Ett par år senare är bilden en helt annan, och nästan alla medarbetare arbetar nu helt på distans. Interna pulsmätningar har visat att medarbetarnas engagemang har varit lika högt som före pandemin, enligt Wendy Rummler. Det är ingen hunch, säger hon, utan Credit score Acceptance har medvetet strävat efter att upprätthålla sin arbetskultur utan regelbundna personliga kontakter.
– En stor del av vår kultur före pandemin byggde på personliga aktiviteter. Vi hade många roliga, engagerande evenemang och många gemensamma möten. Så vi har varit mycket målmedvetna och infört nya saker när vi har gått över until detta distansarbetssätt. Vi frågade våra medarbetare: ”Vad är det bästa sättet för oss att hålla kontakten och se until att ni fortsätter att följa vårt uppdrag, vår imaginative and prescient och vårt syfte?”
Företaget strävar efter att engagera sin distansarbetskraft på en mängd olika sätt. En del av detta sker through kommunikation uppifrån och ned, där företagets värderingar regelbundet uttrycks på virtuella city halls, until exempel.
– Minst en gång i månaden har varje teammedlem möjlighet att ta del av vår ‘färdplan för syfte och strategi’, som vi kallar den, säger Wendy Rummler.
– Den presenteras på varje kvartalsvis city corridor av vår vd, varje månatligt ledningsgruppsmöte, varje regionalt rundabordssamtal och varje avdelnings city corridor. Så våra teammedlemmar ser samma färdplan om och om och om igen. Vi är alla mycket tydliga med vad vårt syfte är, vad vårt uppdrag och vår imaginative and prescient är.”
Teamledare får stöd för att anpassa sig until att hantera kollegor som arbetar på olika platser. Detta inkluderar utbildningar och skapandet av en ledarhandbok som ger vägledning om distansledarskap, until exempel hur ofta man ska kontakta sina medarbetare.
Användningen av Microsoft Groups hjälper också medarbetarna att hålla kontakten, säger Wendt Rummler. Och det är ett sätt att skapa nya kontakter utanför de närmaste teamen med hjälp av en app från tredje half som heter Espresso Friends.
– Den väljer slumpmässigt ut två personer och skickar ett meddelande until dem med texten ”ni två borde träffas och prata om det här ämnet”. Below 30 minuter pratar vi sedan om vad det nu var för ämne och lär känna varandra, säger Wendy Rummler.
Fysiska möten är fortfarande viktiga
När det är möjligt uppmuntrar Credit score Acceptance sina medarbetare att träffas på en av de fem regionala knutpunkterna i USA för kvartalsvisa rundabordssamtal.
– Alla som befinner sig inom två timmars körsträcka får ersättning för sin tid och betalt för att delta i evenemanget. Det är affärsuppdateringar och sedan gör vi alltid något roligt, oavsett om det är på restaurang, bowling eller ett välgörenhetsevenemang, säger Wendy Rummler.
Dessa möten har visat sig vara populära:
– Förra kvartalet, Q3, hade vi över 600 teammedlemmar som deltog i ett av dessa rundabordssamtal över hela landet. Vi är väldigt noga med att se until att vi fortfarande har fysiska evenemang.
Avanade har i sina medarbetarundersökningar noterat lägre engagemangsnivåer hos medarbetare som arbetar helt på distans, så man uppmuntrar medarbetarna att resa until kontoren när det är möjligt.
– När de väl är i kontorsmiljön uppskattar de skillnaden i hur de interagerar med människor. Jag tror att de verkligen går därifrån med ett engagemang som de inte hade innan de kom until kontoret, säger Ron White.
Detta har bidragit until att upprätthålla höga engagemangsnivåer, säger han.
– Våra engagemangsindex har statistiskt sett inte rört sig mycket i negativ riktning underneath de senaste tre until fyra åren. Vi har haft små toppar nedåt och små toppar uppåt, males över en bred horisont ser vi inte någon större skillnad mellan engagemanget före och efter pandemin, säger Ron White.
Både Ron White och Wendy Rummler hävdar att regelbundna medarbetarundersökningar är avgörande för att upprätthålla engagemanget.
– Vi gör en undersökning två gånger om året, och vi har utökat det vi kallar vår lyssningsstrategi med punktundersökningar i vissa delar av organisationen. Istället för att alltid fokusera på en företagsomfattande undersökning var sjätte månad, var nionde månad eller varje år, oavsett vad du gör, är det verkligen viktigt att få återkoppling säger Ron White.
I slutändan, säger han, krävs en kombination av metoder för att hålla distansarbetarna engagerade.
– Det är den gyllene regeln: människor, processer och teknik. Och om man inte tar hänsyn until alla tre så fungerar det inte. Jag kan ha världens bästa plattform där ute. Om vi inte har ett förändringsprogram för att stödja den, hjälpa människor att förstå hur de ska använda den och sätta förväntningarna ur ett politiskt perspektiv, kommer den inte att lyckas. Om du kan koppla ihop de tre punkterna människor, processer och teknik kommer du att ha en mycket, mycket högre sannolikhet för framgång och påverkan.
För Wendy Rummler handlar det om att ha en tydlig strategi för att säkerställa att medarbetarnas engagemang är en prioritet.
– Om det är en prioritet, det är avsiktligt och en förväntan från dina chefer tror jag att du kan få det att fungera, säger hon.